Lo Shadow IT è quando i dipendenti di un’azienda o di un ufficio pubblico usano strumenti tecnologici, come software o servizi online, senza l’approvazione del reparto IT.
In pratica, significa che qualcuno scarica un’app o usa una piattaforma per lavorare senza dirlo agli esperti informatici dell’azienda. Spesso lo fanno perché trovano questi strumenti più semplici e veloci da usare, ma questo comportamento può creare seri problemi di sicurezza e gestione dei dati.
Rischi dello Shadow IT
- Violazioni della sicurezza: Le soluzioni non approvate possono contenere vulnerabilità che mettono a rischio i dati sensibili dell’organizzazione.
- Mancanza di conformità: L’uso di software e strumenti non autorizzati può violare normative come il GDPR, con possibili sanzioni economiche.
- Difficoltà nella gestione dei dati: Le informazioni aziendali possono essere archiviate in piattaforme non controllate, rendendo difficile il recupero e la protezione dei dati.
- Incoerenza operativa: La proliferazione di strumenti diversi può creare confusione e inefficienze nel flusso di lavoro aziendale.
- Rischio di perdita dei dati: Senza un’adeguata protezione e backup, i dati archiviati in servizi non ufficiali possono andare persi o essere compromessi.
Come Prevenire lo Shadow IT
- Sensibilizzazione e formazione: Educare i dipendenti sui rischi legati all’uso di software non autorizzato e promuovere buone pratiche di sicurezza.
- Adozione di strumenti ufficiali e user-friendly: Fornire soluzioni IT affidabili e semplici da usare riduce la tentazione di ricorrere a strumenti esterni.
- Monitoraggio e controllo: Implementare sistemi di rilevamento dello Shadow IT per identificare e gestire tempestivamente le eventuali minacce.
- Politiche aziendali chiare: Definire regole precise sull’uso di software e piattaforme, rendendo i dipendenti consapevoli delle loro responsabilità.
- Coinvolgimento del reparto IT: Creare un dialogo aperto tra il personale e il team IT per comprendere le esigenze degli utenti e offrire soluzioni adeguate.
Conclusione
Lo Shadow IT può sembrare una soluzione rapida per migliorare la produttività, ma i rischi superano di gran lunga i benefici. Le pubbliche amministrazioni e le aziende private devono adottare un approccio proattivo per contrastare questa minaccia, implementando strategie di sicurezza e controllo efficaci. Solo così sarà possibile garantire la protezione dei dati e la conformità alle normative vigenti, senza compromettere l’efficienza operativa.