In molte PMI qualcuno passa ancora ore ogni settimana a ricopiare fatture fornitori, DDT e conferme d'ordine nel gestionale. È il processo ideale da automatizzare: ripetitivo, con regole chiare e con errori che costano cari. Vediamo come si fa, in concreto.
Con la fatturazione elettronica il dato strutturato c'è già: ogni fattura passiva arriva dallo SdI in formato XML. Eppure, nella pratica, succede spesso che:
Il risultato sono ore di lavoro amministrativo a basso valore e qualche errore che emerge solo a fine mese.
Un workflow (io uso n8n) controlla la casella email dedicata, la PEC o la cartella condivisa, riconosce gli allegati rilevanti e li archivia con un nome coerente. Le fatture XML si possono anche prelevare dal cassetto fiscale o dall'intermediario, se espone un'API.
Qui entra in gioco un modello linguistico. Per DDT e ordini in PDF, l'AI legge il documento e restituisce i campi che servono (fornitore, numero, data, righe, quantità, prezzi) in un formato strutturato. A differenza dei vecchi sistemi OCR a modelli fissi, non serve configurare un layout per ogni fornitore: un documento mai visto prima viene comunque interpretato.
Una volta che i dati sono strutturati, il workflow incrocia fattura, DDT e ordine di acquisto: prezzi diversi dal listino, quantità non ricevute, fornitori nuovi o IBAN cambiati (un classico segnale di frode) vengono segnalati invece di passare inosservati.
I documenti che superano i controlli vengono registrati via API o tramite import nel gestionale che usi già. Quelli dubbi finiscono in una coda di revisione: una persona li approva con un clic, invece di ricopiarli.
Un'automazione fatta bene non decide da sola su tutto. La regola che applico è semplice: l'AI propone, le regole verificano, la persona approva le eccezioni. In questo modo la grande maggioranza dei documenti "normali" scorre senza intervento, mentre i casi anomali ricevono più attenzione di prima, non meno.
Ogni passaggio viene registrato: si sa sempre quale documento è stato letto, cosa ha estratto l'AI e chi ha approvato cosa. È importante anche per i controlli e per l'AI Act, che chiede trasparenza sull'uso dei sistemi automatici.
No. Questo è il punto che sorprende di più i clienti. L'automazione si collega ai software esistenti: gestionale, email, cartelle di rete, Excel. Se il gestionale ha un'API, la si usa; se non ce l'ha, si lavora con import di file o con il database. Non si butta via nulla di quello che funziona.
Dipende dai volumi, ma il calcolo è semplice da fare da soli:
Con 400 documenti al mese a 5 minuti l'uno si parla di oltre 30 ore al mese: quasi una settimana lavorativa restituita all'amministrazione, ogni mese.
Non serve automatizzare tutto subito. Il percorso che consiglio:
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